防災備蓄で中小企業のBCPを強化する方法は？オフィス最適化術を解説

東京都や神奈川県の中小企業で、災害に備えたBCP（事業継続計画）や防災備蓄の準備に悩んでいませんか？「社員の安全を守りたいが何から始めればいいのか分からない」「備蓄品を用意しているが本当に十分か不安」「忙しくてBCP策定まで手が回らない」――

そんな経営者や総務担当者の声をよく耳にします。大規模地震や台風などの災害はいつ起こるか分からず、万一に備えることは企業の責任と言えます。

本記事では、防災備蓄の実践的な知識とBCP策定の手順を分かりやすく解説します。建物のプロである専門家の視点から、オフィスを最適化して事業を継続するためのポイントをご紹介しますので、最後までお読みください。

BCPとは？中小企業にも事業継続計画が必要な理由

まずBCP（BusinessContinuityPlan：事業継続計画）とは何か、改めて確認しましょう。BCPとは、地震や風水害、火災、新型感染症などの非常事態が発生した際に、自社の重要業務を中断させず、あるいは可能な限り早く復旧させるために平常時から準備しておく計画のことです。

災害時に「どうやって事業を続けるか」のシナリオをまとめたマニュアルとも言えます。BCPでは、人命の安全確保を最優先にしつつ、重要なサービスや製品供給を守るための手順や代替策を定めます。平時に策定しておくことで、いざという時に慌てず迅速に対応でき、事業の中断や損害を最小限に抑えることが可能になります。

BCPは大企業だけでなく中小企業にも不可欠です。実際には「うちの規模では大掛かりな対策は難しい」と感じて策定に踏み出せない中小企業も多いですが、被災すれば規模に関わらず事業継続は困難になります。中小企業庁の調査（2022年版中小企業白書など）によれば、BCPを策定している中小企業は全体の2割弱に留まるという報告があります。

しかし近年の震災や豪雨被害、さらに新型コロナウイルス感染症拡大などを経て、事業を守る計画作りの重要性が再認識されています。BCPを準備しておけば、緊急時にも優先すべき業務や復旧手順が明確になり、従業員の安全確保や取引先への責任を果たすことにつながります。また、自社の危機管理能力を社外に示すことで信用力が向上する効果も期待できます。

このようにBCPは企業存続の生命線ですが、その具体策には様々な要素があります。中でも災害時の「人とオフィスの安全」を支える土台として欠かせないのが防災備蓄です。次に、防災備蓄の役割と必要性について詳しく見ていきましょう。

防災備蓄とは？企業における備蓄の意義と必要性

防災備蓄とは、地震・台風などの災害でライフライン（電気・水道・ガス等）が止まったり、物流が混乱した場合に備え、水・食料・救急用品などの物資を事前に備えておくことです。企業における防災備蓄は、従業員がオフィス内で安全に待機し、事業継続や早期復旧に取り組める環境を整えるためのものです。

特に東京都心や神奈川の都市部では、大地震発生時に交通機関が麻痺し「帰宅困難者」が多数発生すると想定されています。東京都では2013年に「東京都帰宅困難者対策条例」が施行され、企業に対し従業員全員が少なくとも3日間オフィスに留まれるだけの水・食料等を備蓄するよう求めています（努力義務）。

神奈川県でも「地震災害対策推進条例」により企業の備蓄努力が明記されています。罰則こそありませんが、万一備蓄がなく従業員に危害が及べば法的リスクや企業イメージの低下にもつながりかねません。社員の命と安全を守るため、会社として最低限の備蓄を確保しておくことは社会的責任と言えます。

企業が防災備蓄に取り組む意義は大きく分けて3つあります。

第一に、事業継続の土台作りです。災害で停電・断水となっても水や食料、トイレ等を確保して職場環境を維持できれば、重要業務を継続・早期再開する体制づくりに直結します。

第二に、従業員の安全確保。外に出られない危険な状況でもオフィス内に留まれる準備があれば、社員を危険な帰宅行動に向かわせずに済みます（大都市圏では徒歩での無理な帰宅を防ぐことが重要とされています）。

第三に、地域社会への波及効果。自社で備蓄を整えておけば、近隣の帰宅困難者への支援など地域の救援活動にも協力できる余力が生まれます。

このように企業にとって防災備蓄は欠かせない取り組みですが、「具体的に何をどれだけ用意すればよいのか？」と戸惑う方も多いでしょう。次の章では、中小企業がオフィスで備えておくべき備蓄品の種類や数量、その管理方法について詳しく解説します。

中小企業が備えておくべき防災備蓄品と備え方のポイント

前章で防災備蓄の重要性を述べましたが、ここからは実際に何をどう準備するかを具体的に見ていきましょう。ポイントは「全従業員が少なくとも3日間は自社で生活できるだけの備蓄」です。

一般的な目安としては、「従業員数×3日分+予備10%」の量を準備します。例えば従業員が20名なら、20人×3日＝60人日分の物資に加え、約10%増を目安に確保しておくと安心です（来客や近隣の避難者分も見込んでおくとなお良いでしょう）。

備蓄すべき主な物資と必要量

備蓄品は大きく分けて「食料・飲料水」「生活用品」「衛生・医療用品」の3カテゴリに分類できます。それぞれについて具体例と必要量の目安を挙げます。

飲料水・非常食類

1人あたり飲料水は1日3リットル×3日分=9リットルが基本です。水はできれば500mlペットボトルで人数分を用意すると配布しやすくなります。食料は主食（アルファ米やパックご飯、クラッカー等）を1日3食×3日分（9食）揃えます。

加えて缶詰やレトルト食品、インスタントスープなどの副食類も準備しましょう。最低3日分は確保し、可能であれば1週間分を目標に備蓄するとさらに安心です。調理不要で長期保存できる食品を選び、定期的に消費期限をチェックしましょう。

衛生用品・簡易トイレ

断水や下水設備の損傷によりトイレが使えなくなる事態に備え、簡易トイレ（凝固剤付き処理袋など）は従業員1人につき1日あたり5回分×3日分程度を目安に用意します。トイレットペーパー、ウェットティッシュ、アルコール消毒液、ゴミ袋（大小）も必要です。ゴミ袋は汚物の処理だけでなく、防寒具代わりや雨避けとしても使えるため多めに備えてください。

生活用品・安全用品

停電への備えとして懐中電灯（LEDランタンなど）や予備電池、携帯充電器（モバイルバッテリー）を人数に応じて揃えます。また、情報収集のために乾電池式または手回し充電式のラジオも1台用意しましょう。寒さをしのぐ毛布やアルミ保温シートは1人1枚準備します（冬場に備え衣料やカイロもあると安心です）。

怪我人対応に救急箱（包帯、消毒液、常備薬など）を用意し、ビルにAEDがなければAEDも検討します。さらに閉じ込めに備えてバールやジャッキ等の救助工具も一式備えてください。これらの生活・安全用品は状況に応じ取捨選択し、社内でリスト化しておきましょう。

備蓄品の保管・管理のコツ

十分な備蓄品を揃えたら、それをいかに管理・運用するかも重要です。以下のポイントに留意して備蓄品を管理しましょう。

保管場所と収納方法

備蓄品は社内の安全な場所にまとめて保管します。理想は耐震性のある倉庫や備蓄庫ですが、スペースが限られるオフィスではデッドスペースの活用が鍵です。例えばロッカーの上や机の下、キャビネットの隙間などにコンパクトな備蓄ボックスを置くなど工夫しましょう。

重量物（飲料水など）は床に近い場所に置き、倒れてこないよう固定します。複数箇所に分散して保管する場合は、「○○室には食料、△△室には医療用品」など保管場所の一覧表を作成し、平時から周知しておきます。

定期点検とローリングストック

備蓄品は定期的に点検し、消費期限が切れる前に入れ替えが必要です。半年～1年に一度は在庫をチェックし、水や食料は期限が近いものから普段の社内で消費して新しいものを補充する「ローリングストック法」を取り入れると無駄がありません。また、点検の際には備蓄リストや緊急連絡網の最新化も同時に行いましょう。点検結果は記録し、次回補充すべき品目や数量を把握しておくことも大切です。

社員への周知と訓練

いざという時に備蓄品を使いこなせるよう、平時から社員に場所や使い方を周知します。新入社員には防災オリエンテーションで備蓄品の説明を行い、年に一度は非常食の試食会や備蓄品の展示をする企業もあります。

非常用トイレの設置手順や備蓄品の配布計画についてもマニュアル化し、社員全員で共有しましょう。担当の総務スタッフだけでなく、万が一担当者不在の場合でも他の社員が対応できるようにしておくことが重要です。

オフィス環境の防災対策

備蓄と合わせて、普段からオフィス自体の防災力も高めておきます。棚やキャビネットは壁固定し、高所に重い荷物を置かないよう配置します。転倒防止具や耐震マットを活用して設備やOA機器の転倒・滑落を防ぎましょう。

また、ガラス飛散防止フィルムの貼付や非常灯・誘導灯の設置など、建物のプロの視点でオフィス空間を安全に最適化することも大切です。こうした事前対策が被害を軽減し、備蓄品を有効活用する余裕にもつながります。

以上のように、適切な備蓄品の選定と管理によって、従業員がオフィスで安全に過ごせる環境を確保できます。それでは、次にBCP（事業継続計画）そのものの作り方に話を移しましょう。備蓄はBCPの重要な一部ですが、BCP策定では他にも検討すべき事項があります。以下で中小企業向けにBCPを策定する手順をステップごとに解説します。

BCP策定の手順：中小企業でもできる6つのステップ

BCPを初めて策定する場合でも、順を追って進めれば難しくありません。ここでは中小企業でも取り組みやすい6つのステップに沿って、BCP策定の流れを説明します。

1.BCP推進チームの結成・目的の明確化

まず社内にBCP推進のためのプロジェクトチームを立ち上げます。経営者や総務責任者をリーダーに、各部署から数名ずつメンバーを選出しましょう。

チーム内で「何のためにBCPを作るのか」を共有し、BCP策定の目的や優先事項を明確にします（例：「地震に備え社員の命と会社の存続を守る」「〇月までに計画書を完成させる」など）。あわせて計画策定に割ける予算やスケジュールも確認し、経営層の承認を得てスタートします。

2.優先すべき事業・業務の洗い出し

次に、自社の事業の中で最優先で守るべき中核業務は何かを洗い出します。これは「事業継続上重要な商品・サービス」や「止まると致命的な業務」を特定する作業です。例えば製造業なら主力製品の生産、サービス業なら基幹システムの運用などが該当します。重要業務ごとに、それを維持・再開するのに必要な人員・設備・データなどのリソースを整理しましょう。

また、各重要業務について「発生から何時間以内に復旧させるか」という目標を設定します。このステップにより、非常時にまず何を守るべきか、会社の優先順位が明確になります。

3.リスクシナリオの想定と影響度の評価

続いて、どのような非常事態が起こりうるかリスクシナリオを想定します。東京・神奈川の中小企業であれば、大地震はもちろん大規模停電や台風・水害、火災、さらには感染症流行といったシナリオが考えられます。

それぞれのリスクについて「発生確率」と「自社への影響度」を評価し、特に影響が大きいものを優先的に対策検討します。例えば「首都直下地震が起きたら本社オフィスが使用不能になる可能性が高い」「大雨による浸水で店舗在庫が被害を受けると売上に直結する」といった事態等と想定してみてください。この分析により、BCPで対策すべきシナリオの優先度が見えてきます。

4.非常時の対応策・リソース確保の計画策定

リスクごとのシナリオが描けたら、それぞれに対する具体的な対応策を計画します。このステップがBCP計画の中核部分です。具体的には以下のような内容を検討・決定します。

緊急時対応フローの作成

災害発生直後から復旧完了までの手順を時系列で整理し、「誰が」「何をするか」をフローチャートやマニュアルにまとめます。例えば「地震発生→安否確認→緊急会議→重要業務の優先復旧」のような流れをあらかじめ決めておきます。

必要資源の確保策

重要業務を継続・復旧するために必要となる設備・機材・代替手段を用意します。具体例として、停電対策に自家発電機やポータブル電源の準備、データ保護のためクラウドバックアップの導入、オフィスが使えない場合の代替オフィス契約やテレワーク体制整備、主要取引先や協力会社との連絡網構築などが挙げられます。

社内外の協力体制

非常時に社内だけでなく取引先・支援企業・行政機関など外部との連携も不可欠です。緊急時に優先して連絡すべき取引先のリストや、地域の防災拠点との連携方法を確認しておきます。また、社員の家族への連絡方法（安否情報の共有手段）も決めておくと社員も安心です。

以上の対応策を盛り込んだBCP計画書を作成したら、経営トップの承認を得て社内に展開します。

5.BCPの周知・訓練

計画を作っただけで満足してはいけません。BCPは全社員で理解し実行できる状態にしておくことが重要です。ステップ5では策定したBCPを社内周知し、訓練を行います。具体的には以下のような取り組みを実施しましょう。

計画内容の共有

作成したBCPマニュアルを社員に配布するか、社内ネットワーク上に掲示していつでも閲覧できるようにします。部署ごとの役割や緊急連絡網など、特に重要なポイントは朝礼や会議で繰り返し周知します。

防災訓練・シミュレーション

少なくとも年1回は防災訓練を実施します。地震想定の避難訓練や初期消火訓練はもちろん、BCPの観点では「○○のシナリオで業務を続けるには？」という机上シミュレーション訓練も有効です。例えば「本社ビルが被災し1週間使用不能になった」シナリオで、各部署がどう動くかロールプレイしてみると、計画の不備が見つかり改善に役立ちます。

人員教育

BCP担当者だけでなく、代替要員の育成や全社員の防災意識向上も図ります。特に安否確認のルールや非常時の報告系統などは繰り返し訓練し、いざという時スムーズに動けるようにしておきます。

6.定期的な見直しと継続的改善

最後のステップは、BCPを定期的に見直し、常に最新・最適な状態に保つことです。事業内容や組織体制が変わればリスクも変化しますし、1年前に立てた計画が古くなっている可能性もあります。そのため、少なくとも年に1回はBCP全体をレビューしましょう。防災訓練を実施した後や、実際に災害を経験した後も、その都度計画の検証を行います。

見直しの際には、良かった点・問題点をチームで洗い出し、計画書に反映させます。また、新たなリスク（例えば新技術の導入によるIT障害の可能性など）が出現した場合は随時シナリオに追加し対策を検討します。こうしたPDCAサイクル（計画→実行→検証→改善）を回し続けることで、BCPは実効性を増し、非常時にも本当に機能する「生きた計画」になっていきます。

BCP実践のポイントと中小企業への支援策

以上がBCP策定の基本手順です。しかし、中小企業ではリソース不足で思うように進められないケースも多いでしょう。そこで最後に、BCPを実践する上でのポイントや、役立つ支援策について補足します。

無理のない範囲から着手する

初めから完璧な計画を作ろうとせず、まずはできる範囲で重要な部分から策定・実行することが大切です。まずは防災備蓄の整備や連絡網づくりなど、取り組みやすいことから始め、徐々に計画を拡充していきましょう。

行政や専門機関のガイドライン活用

国や自治体も中小企業のBCP策定を支援しています。中小企業庁の「BCP策定運用指針」や、東京都・神奈川県が提供するBCP作成マニュアルには、ひな形やチェックリストが充実しており参考になります。また、経済産業省の「事業継続力強化計画」認定制度を利用し、自社の計画を認定取得すれば、税制優遇などのメリットも得られます。

補助金・助成金の活用

防災備蓄品の購入や設備投資に費用がかかる場合、自治体の補助制度を調べてみましょう。東京都では「BCP実践促進助成金」として、中小企業が策定したBCPに基づき導入する発電装置や備蓄用品の費用を一部補助する制度があります（要件あり）。神奈川県など他の自治体にも、中小企業向けの防災補助制度があります。これらを賢く利用して、費用負担を軽減しながら備えを充実させることができます。

防災備蓄とBCPで企業のレジリエンスを高めよう

災害大国と言われる日本で事業を営む以上、防災備蓄の充実とBCP策定は中小企業にとっても他人事ではありません。本記事でご紹介した知識や手順を参考に、まずは自社の現状を見直し、できるところから備えを始めてみてください。防災への取り組みは、「何もしないゼロの状態」から一歩踏み出すだけでも、社員の命と会社の未来を守る大きな前進となります。

万全の備えをするには時間と労力がかかりますが、いざという時に後悔しないための投資と割り切って計画的に進めましょう。社内で対応が難しい部分は外部の専門サービスも上手に活用することをおすすめします。

ちなみに、防災備蓄のオーダーメイドサービス「PREPRO」では、建物のプロがオフィスの無料防災診断を行い、自社に合わせた備蓄プランを提案してくれます。専門家の知見を取り入れれば、限られたスペースでも効率的に備えを進められます。備えあれば憂いなし。小さな取り組みを積み重ね、企業の未来を守っていきましょう。